「ご承知のとおり」はビジネスシーンやフォーマルな場面でよく使われる敬語表現の一つです。
文面や会話に取り入れることで、相手に配慮した丁寧な印象を与えられます。ただし、使い方や相手との関係性を誤ると、かえって違和感や失礼と受け取られてしまうこともあります。
この記事では、「ご承知のとおり」の意味や使い方をはじめ、例文や注意点、言い換え表現について詳しく解説します。
「ご承知のとおり」の意味とは？
「ご承知のとおり」の語源と由来
「ご承知のとおり」は、「承知」という言葉がもとになっています。「承知」は「知る」「理解する」という意味を持ち、古くは「承る（うけたまわる）+知る」のような形で使われてきました。そこに「ご」という尊敬を表す接頭語が付いたことで、相手に丁寧に言及する敬語表現となりました。
「ご承知のとおり」とは複数の言葉の使い方
「ご承知のとおり」は「ご承知のように」「ご存知のとおり」など、類似表現がいくつか存在します。それぞれ微妙なニュアンスの違いがありますが、共通して「相手が既に知っている事柄を前提に話を進める」という点で似ています。
「ご承知のとおり」の基本的な意味
「ご承知のとおり」とは、すでに周知されている事柄をあらためて確認・強調する際に用いられるフレーズです。「みなさんがご存じの通り」「ご理解の通り」といった表現をさらに丁寧にしたものと言えます。会議やプレゼンで以前共有した情報を参照するとき、あるいはメールで共通の理解を示すときなど、さまざまな場面で活用できます。
「ご承知のとおり」の使い方
ビジネスシーンでの正しい使い方
ビジネスシーンでは、「ご承知のとおり」は主に会議や打ち合わせ、報告書などフォーマルな文章・口頭で使用されます。以下のような文脈で使うとスムーズです。
- すでに周知されている前提を確認する：
例）「ご承知のとおり、今回のプロジェクトは来月から始動となります。」 - 再度意識を共有する：
例）「ご承知のとおり、新システム導入により業務フローが変更されます。」
メールでの「ご承知のとおり」の活用法
ビジネスメールでは、相手がすでに把握している事項や、事前に通達していた内容を再確認する場合に使います。「お知らせ済み」「連絡済み」の内容をもう一度示したいときや、相手との共通認識を持たせたいときに便利です。ただし、メールでは文章の簡潔さが求められるので、繰り返し使いすぎないように注意しましょう。
目上の人への使用に関する注意事項
「ご承知のとおり」は敬語表現ではありますが、目上の人が相手の場合、「上から目線」と感じられる可能性もゼロではありません。相手によっては「ご存じだと思いますが」「すでにご理解いただいているかと存じますが」とさらにソフトな表現に言い換えるなど、慎重に使い分けることが大切です。
「ご承知のとおり」の言い換え表現
「ご存知の通り」との違い
「ご存知の通り」は、「ご承知のとおり」と似た意味を持ちますが、ややカジュアルなニュアンスです。直訳すると「あなたが知っているように」という意味が強調されるので、相手との距離感や状況によっては「ご承知のとおり」のほうがフォーマルで適切な場合があります。
「ご案内のとおり」との使い分け
「ご案内のとおり」は、主に「お知らせ」「案内」をした内容に対して使う表現です。案内状やインビテーション、告知などで事前に伝えていた情報を再度確認するときに使用します。周知事項全般に対して使える「ご承知のとおり」とはニュアンスが少し異なるため、相手が認識しているかどうかを強調したい場合は「ご案内のとおり」、広く周知されている場合は「ご承知のとおり」を使うのが自然です。
「承知」との関連性について
「承知」は「分かりました」「了解しました」という意味で使われる言葉で、ビジネスや日常会話でも頻出します。「承知しました」という敬語表現がありますが、「ご承知のとおり」は「（すでに）理解していることを前提に〜」という意味合いで使われる点が異なります。
「ご承知のとおり」を使った例文
ビジネスメールの例文
以下は「ご承知のとおり」を使ったビジネスメールの一例です。
件名：新製品リリースのご連絡 ○○様 いつもお世話になっております。△△（会社名）の□□です。 ご承知のとおり、先日の会議でご報告いたしましたとおり、 新製品のリリース日が来月1日に確定いたしました。 つきましては、リリースに伴うPR活動のスケジュールを 下記のとおりご案内申し上げます。 ...
日常会話での使用例
日常的なやりとりでも、多少フォーマルに話す場面や、話し手と聞き手が共通の情報を共有している場合に使えます。
- 「ご承知のとおり、あのカフェはいつも混んでいるので、早めに行きましょう。」
- 「ご承知のとおり、今週は社内行事があるので、定時退社が難しくなりそうです。」
失礼のない言い回しの工夫
「ご承知のとおり」の連発は避け、必要に応じて「ご存じかとは存じますが」「お察しのとおり」などを使うと、バリエーションが増え、相手に与える印象が柔らかくなります。
「ご承知のとおり」の敬語としての位置付け
敬語における重要性
「ご承知のとおり」は、尊敬を示す「ご」に丁寧表現の「承知」が組み合わさったものです。敬語としては丁寧ですが、絶対に失礼にならないわけではなく、使用する相手やシーンには注意が必要です。相手との関係性や社内外の立場を考慮して使うことで、より適切なコミュニケーションが図れます。
目上の人とのコミュニケーションのコツ
上司や取引先など目上の人に対しては、「ご承知のとおり」に続けて追加のクッション言葉を入れると、柔らかい印象になります。例えば、「ご承知のとおりかと存じますが…」「すでにご存じのこととは存じますが…」などです。
適切な相手への使用方法
「ご承知のとおり」は広く丁寧表現として使えますが、相手が既にその情報を知っているかどうかが重要です。相手が知らない情報に対して使うと違和感を与えますので、必ず相手が周知済みであることを前提にしましょう。
「ご承知のとおり」の翻訳と英語表現
「ご承知のとおり」の英語版
英語では「As you know」や「As you are aware」などが近いニュアンスになります。ビジネス文書やメールで使う際は、ややフォーマルな表現として「As you may be aware」や「As has been communicated」を用いると丁寧な印象を与えられます。
異なるニュアンスと使い分け
「As you know」は直接的に「あなたが知っているように」を意味しますが、「ご承知のとおり」はもう少し広い範囲や複数人に対する周知を想定して使われる場合もあります。英語表現では、目的や対象に合わせて「As everyone knows」「As it is well-known」なども活用できます。
ビジネス英語における表現
ビジネスシーンでは、メールの冒頭や資料の前置きなどで「As discussed previously,」や「As you have been informed,」など、すでに議論・通達済みの内容を確認するための表現が多用されます。「ご承知のとおり」のニュアンスを英語で伝えたいときは、これらの表現を使ってみると良いでしょう。
「ご承知のとおり」を用いる際の問題点
不適切な使い方の例
相手が実際には知らない事柄について「ご承知のとおり」と言及してしまうと、相手に「知らないのになぜ？」という戸惑いを与えかねません。また、頻繁に使いすぎるとくどく感じられますので、状況に応じて的確に使いましょう。
使い方に関するトラブル事例
・上司に向かって「ご承知のとおり」と言ったところ、上司はその情報を知らずに「知らないのだが…」と不快に思わせてしまった。
・クライアントとのメールで、まだ伝えていない情報に「ご承知のとおり」を使い、誤解を招いた。
注意すべき使用シーン
不特定多数の相手にメールを送る場合や、新規クライアントへの最初の連絡など、相手がどの程度情報を持っているかが不明な場合は、「ご承知のとおり」を使うのは避けたほうが無難です。
「ご承知のとおり」を知ることの利点
コミュニケーション力向上
「ご承知のとおり」の使い方をマスターすれば、相手が既に知っている情報をスムーズに再確認したり、共有したりできるようになります。結果として、コミュニケーションの効率が上がり、誤解を減らす効果が期待できます。
ビジネスにおける便利な表現
「ご承知のとおり」を適切に使うことで、自分の意図を丁寧かつ明確に伝えられます。特に会議やプレゼン、メールなどで「以前共有していた情報」がある場合に再確認として使えるため、ビジネスパーソンには非常に便利な表現です。
メッセージの理解を深める
共通認識を示すことで、聞き手や読み手の理解を促進し、話がスムーズに進みます。相手が「自分たちの状況を理解してくれている」と感じることで、信頼関係の構築にも寄与します。
「ご承知のとおり」を正しく使うために
理解を深めるための辞書やリソース
ビジネス敬語や文書表現の解説書、オンライン辞書、ビジネスマナーに関するウェブサイトなどを活用すると、「ご承知のとおり」の使い方をより深く理解できます。複数のリソースで例文を比較して、自分の表現に合った言い回しを探してみましょう。
類似表現との関係性
「ご承知のとおり」と「ご存知のとおり」「ご案内のとおり」などは、ほぼ同じ用途で使われることが多いですが、若干のニュアンスの差があります。相手との距離感や事前の情報共有度合いに応じて使い分けを意識しましょう。
学び方と実践的シチュエーション
メールや社内文書を書く際に、一度「ご承知のとおり」を使った文章を作成してみましょう。上司や先輩にチェックしてもらい、フィードバックをもらうことで実践的に学ぶことができます。また、自分以外の人が作成したビジネス文書などを参考にすると、より自然な使い方を身につけられます。
まとめ
「ご承知のとおり」はビジネスの場やフォーマルなコミュニケーションで大変重宝する表現です。ただし、相手が本当に周知しているかをしっかり確認し、使いどころを見極めることが大切です。この記事で紹介した意味や使い方、例文を参考に、正しくスマートに「ご承知のとおり」を使いこなし、コミュニケーションを円滑に進めましょう。
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