現代の忙しい生活の中で、時間の使い方をうまく管理することは非常に重要です。仕事や家事に追われる中で、効率的に時間を使い、ストレスを減らすためには、計画的な「段取り力」が不可欠です。今回は、仕事や日常生活に活用できる時間管理のコツをご紹介します。
「段取り力」とは、物事を効率的に進めるための計画力や準備力を指します。無駄な時間を減らし、集中して作業を進めるためには、どのように時間を管理すべきかを考えることが大切です。
具体的には、時間を区切って作業を進める方法、朝のルーチンで仕事モードに切り替える方法、そして帰宅時間を決めて計画的に行動する方法などがあります。
これから紹介する3つのポイントを意識することで、仕事や家事をもっと効率よくこなし、充実した日々を送ることができるでしょう。
（1）仕事を1時間単位で区切る
1時間ごとに休憩を挟みましょう。
皆さんは、仕事中にどれくらいの頻度で休憩を取っていますか？仕事は1時間ごとに区切って計画することをおすすめします。なぜなら、人間の集中力は長くても60分程度が限界だからです。学校の授業が45～50分だったのも、集中力を保つための工夫でした。
大人になっても、長時間のパソコン作業は効率を下げ、逆にパフォーマンスが悪化することがあります。ある企業で行われた調査によると、データ入力をしている人たちの中で、1時間ごとに10〜15分の休憩を取る人たちは、休憩なしで作業を続ける人たちよりもミスが少なかったそうです。
長時間パソコンを使うと、肩こりや腰痛、目の疲れなども起こりがちです。そうした体調不良を防ぐためにも、1時間ごとに休憩を取り入れることが重要です。
たとえば、40分間集中して仕事をし、残りの20分は休憩や次の準備に使いましょう。40分間の集中後に脳と体をリセットすることで、効率よく作業を進めることができます。
作業時間だけでなく、休憩時間もスケジュールに組み込むことを忘れずに。集中しすぎて休憩を忘れないようにするためにも、休憩の時間を事前に設定しておきましょう。
このように、1時間単位で仕事を区切るサイクルを作ることで、無理なく、ムラなく仕事を進めることができ、より効果的な成果を上げることができます。メリハリをつけた作業スタイルで、ぜひ試してみてください。
（2）朝のルーチンで仕事モードに切り替える
「朝のルーチン」を整えることが重要です。
多くの成功したスポーツ選手は、自分なりのルーチンを持っていることで知られています。試合前に必ず食べるものがあったり、リラックスのために音楽を聴いたり、ポジティブな言葉を自分にかけたり、心を落ち着ける特定の動作を行ったりしています。
ビジネスパーソンも同様に、朝の行動パターンを確立することで、仕事を安定して始めることができます。どんな状況でも集中モードに素早く切り替え、精神を安定させる効果がありますので、ぜひ朝のルーチンを自分なりに作りましょう。
例えば、出勤前に少し余裕を持って家を出て、オフィスに着いたらデスクでコーヒーや緑茶を飲みながら深呼吸をしてリラックス。カフェインで頭をすっきりさせたら、手帳を開いてマンスリーページを確認し、今日の予定をチェックします。
次に、「やることリスト」を作成します。前日に作っておいても問題ありません。リストにはタスクの優先順位をつけ、重要な仕事をいつ、どれくらいの時間でやるかを計画します。
その後、「時間割」を完成させ、デスク上の必要な資料やアイテムを整えます。最後にパソコンを立ち上げるのが私の流れですが、勤怠管理をパソコンで行う場合は、早めに起動させておくと良いですね。
朝のルーチンを確立することで、自然と体が動き、スムーズに仕事モードに切り替えることができます。体調が優れない日や気分が乗らない日でも、ルーチンを守ることで、ムラなく1日をスタートできるはずです。
（3）まず帰宅時間を決める
「帰る時間」を最初に決めておくことで、残りの時間を効率的に使うことができます。
仕事を始める前に、最初に決めるべきことは帰宅時間です。この時間を手帳に書き込んでおくことで、計画が逆算しやすくなります。
働き方には、野球型とサッカー型の2つがあります。野球型は、時間制限がなく、終わるまで続けるタイプ。仕事が終わるまでやり続けるタイプはこの方法です。サッカー型は、前後半90分で決まるように、時間内に終わらせるタイプ。定時内にきっちり仕事を終わらせることを目指す人にはサッカー型が適しています。特に働くママは、効率よく時間を使うためにも、サッカー型の働き方を目指したいですね。
サッカー型で働くためには、帰宅時間を決めて、延長戦なしで進めることが大切です。
帰宅時間は通常、決められた終業時間です。もちろん、時にはどうしても残業が必要な日もありますが、それでも帰る時間を最初に決めてから、逆算して計画を立てましょう。
「○時までに終わらせる！」と時間の目標を設定してから仕事に取りかかると、より集中して進められます。帰宅予定の時間は手帳にしっかりメモしておきましょう。
バーチカルタイプの手帳を使っている場合は、帰宅時間（例：18時）に線を引いて、それ以降の予定は入れないようにします。会議や自分の仕事も含め、帰る時間後には何も予定を入れません。
マンスリータイプの場合、帰宅時間を記入するスペースが取りにくいため、「時間割」に退社予定時間を記入すると良いでしょう。
重要なのは、タスクを「いつまでに終わらせるか」を計画に組み込むことです。私は毎日18時に仕事を終わらせるようにしています。帰る時間を決めておかないと、時間がいくらでもあるように感じ、ついつい仕事が長引いてしまいます。その結果、集中力が低下し、残業が常態化してしまいます。
帰宅時間が遅くなると、翌朝の寝不足や体調不良につながり、悪循環を引き起こします。目標時間を設定することで、時間感覚が研ぎ澄まされ、仕事に集中できます。そして、仕事後の時間を有効に使うことで、毎日の満足感がアップします。
家事に忙しいお母さんたちへ
これらの3つのルールは、家事にも活用できます。
家事は終わりがなく、常にやるべきことが山積みです。お母さんたちは、時間に追われていることが多いですよね。だからこそ、朝のわずかな5分を計画タイムに充てることをおすすめします。
朝やるべきことを手帳やメモに書き出し、終わる時間を決めましょう。
その終わりの時間を、子どもを寝かせる時間や、夕食後の片付けが終わる時間などに設定するといいです。決めた時間が来たら家事は終わり。その後のことは、明日やり直すと割り切ることが大切です。
仕事のオンとオフの時間をしっかり分けること。
そして、たとえ5分や10分でも、自分の好きなことをして過ごす「自分時間」を作るようにしましょう。
まとめ
時間を効率的に管理するためには、「段取り力」がカギになります。以下の3つのポイントを意識して、より効果的に日々を過ごしましょう。
- 1時間単位で区切る
仕事や家事は、1時間ごとに区切って計画することで、集中力を維持しながら効率よく進めることができます。定期的に休憩を取り入れることで、パフォーマンスの低下を防ぎ、体調も守れます。 - 朝のルーチンを作る
朝のルーチンを決めておくと、仕事や家事を始める際にスムーズに切り替えることができます。リラックスしながらその日やるべきことを計画し、朝の時間を有効に活用しましょう。 - 帰宅時間を決める
仕事でも家事でも、最初に終わりの時間を決めておくことが重要です。その時間を基準に逆算して行動すれば、無駄なく集中して作業を進められます。オンとオフの切り替えを意識し、終わったらその後は心地よい自分の時間を確保しましょう。
これらのポイントを実践することで、日々の効率が向上し、より充実した時間を過ごすことができます。時間を上手に使うための「段取り力」を身につけて、毎日を有意義に過ごしましょう。
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