取引先の社長にメールを送る際、最初の宛名部分をどのように書けばいいか迷ったことはありませんか？
「そもそも社長にメールを送る機会なんてない」という方もいるかもしれませんね。
しかし、仕事をしていれば、連絡や感謝の意を伝える場面、挨拶のためなどで、取引先の社長や会長に向けてメールや手紙を書く機会は案外あるものです。
また、会話の中で相手の社長について触れることも少なくないでしょう。
そのような際、「○○社長様」のように役職名に「様」をつけて呼んでいる場面を見かけることが多いのではないでしょうか。
確かに「社長様」や「会長様」という呼び方は、とても丁寧な印象を与えます。
しかし、実はこの呼び方は正しくありません！
そこで今回は、「社長様」「会長様」といった表現の正しい使い方について詳しく解説していきます。
「社長様」や「会長様」という呼び方は適切なのでしょうか？
実は、これらの呼び方は間違っています。
「社長様」や「会長様」を使うことがなぜ間違いなのか、少し考えてみましょう。
これらの表現は、役職名「社長」や「会長」の後に「様」をつけていますよね。
しかし、役職名自体がすでに敬称を表しているため、「様」を追加するのは不適切なのです。
他の役職名、例えば専務や部長も同様です。
役職をつけることですでに敬意を示しているため、さらに「様」をつける必要はありません。
そのため、「山田社長様」と言うのは、「山田様様」と呼んでいるのと同じようなことです。
要するに、これらは二重敬語になってしまっているのです。
この点は、電話対応を例にすると分かりやすくなります。
たとえば、外部の人から「社長はいらっしゃいますか？」と聞かれたとき、
「山田社長は外出しています」とは言いません。
「山田は外出しています」と、敬称なしで呼ぶのが一般的です。
外部の人に自社の人物を紹介する際には、敬称をつけないのがマナーです。
つまり、すでに「社長」が敬称を表しているため、外部にはそのまま「社長」と呼ぶのが適切なのです。
「社長様・会長様」の適切な呼び方
「社長様」や「会長様」が間違っているなら、正しい呼び方は何でしょうか？
答えはシンプルです。
「社長」や「会長」だけで十分です。
また、名前を付けて「山田社長」や「佐藤会長」と呼ぶ方法もあります。
取引先の社長に電話をかける場合、「山田社長はいらっしゃいますか？」と尋ねます。
これまで「山田社長様はいらっしゃいますか？」と言っていた方もいるかもしれません。
急に「様」を外すのは違和感があるかもしれませんが、「社長」と呼ぶだけで失礼には当たりません。
もし「様」をどうしても使いたい場合は、「社長の山田様はいらっしゃいますか？」とすることもできます。
自社の社長や会長に対しても、会話やメールで「社長」や「会長」と呼びましょう。
新入社員やアルバイトの方々は、社長や会長のようなトップの存在に少し遠慮してしまうかもしれません。
それでも、「社長様」や「会長様」と呼ぶのではなく、シンプルに「社長」や「会長」と呼ぶ方が礼儀にかなっています。
メールの宛名の書き方
社長や会長の正しい呼び方が分かったところで、次にメールや書状の宛名はどう書けばよいのでしょうか？
この場合も、基本的には「社長」や「会長」と書けば問題ありません。
会社名を含めて書く場合は、例えば「◯○株式会社 山田社長」となります。
「様」をどうしてもつけたい場合は、「◯○株式会社 社長 山田様」とするのが適切です。
また、社長や会長に郵便を送る際、封筒や葉書の宛名は「会社名 役職名 氏名＋様」が基本となるので覚えておくとよいでしょう。
【例】
- 取引先社長宛のメール: ABC株式会社 社長 田中様
- 自社の社長宛のメール: 鈴木社長
- 取引先の会長宛の書状: ABC株式会社 代表取締役会長 佐藤太郎様
まとめ
「社長様」や「会長様」といった呼び方は、丁寧であるように思えますが、実は間違った表現です。相手に呼びかける際や、メール・手紙での宛名は、相手に与える印象を大きく左右する重要な部分です。
役職名自体がすでに敬称を含んでいるため、これらの表現は二重敬語になってしまいます。メールや電話で相手を呼ぶ際には、「社長」や「会長」といったシンプルな呼び方が適切です。
また、宛名に関しても、会社名と役職名だけで問題なく、どうしても「様」を使いたい場合は適切に配置することが大切です。社長や会長とのやり取りでは、マナーを守った呼び方をすることで、より良い印象を与えることができます。
不適切な呼び方をすると、こちらの印象が悪くなってしまう可能性もあります。マナーを守り、正しい呼び方をすることが大切ですね。
今後、社長や会長に対しての呼び方を改めることで、より礼儀正しい対応ができるようになるでしょう。
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